OA系统流程设计的的原则是什么?(转载)

1个月前 (05-16 09:11)阅读14回复0
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  OA办公系统中的流程管理功能,已经成为OA办公系统应用的绝对核心。当前,几乎有90%以上的企业在实施OA办公系统的时候,最关注的就是流程管理,也即是工作流管理。

  今年6月份,在国内知名的CIO社区——e行网上,编辑整理了几个关于OA系统流程设计方面的问答,解答了流程管理过程中的一些典型问题。今天,记者请华天动力的CTO钟先生详细解读一下这些问题,给企业们支支招,以便能够更好的用OA系统进行流程管理。

OA系统流程设计的的原则是什么?(转载)

  华天动力在业内素有“工作流管理专家”之称,相信钟先生的解读会给我们提供有益的参考。

  【问1】求指导,设计OA流程的原则是什么?

  【答1】在没有流程管理以前,OA的流程的原则就是复制显示的流程,并修正不适合电子化的部分就OK了;

  如果有流程管理部门,并且已经推动了流程管理到一定程度,那流程就要遵从流程的规划,并时刻盯着流程的目标。

  【华天动力钟先生】事实上,很多企业,包括大中型企业都没有独立的流程管理部门,或者没有专门从事这一工作的岗位。在应用OA以后,流程设计的工作通常是由IT部的人员会同其他职能部门,如人事、财务、管理等来完成。

  这里面提到很重要的一点,那就是“目标”。OA系统中的流程设计,不应该是现有流程的电子化复制,电子化只是一种手段,目标是对流程进行优化、简化和规范化。当然,在设计的过程中需要避免极端化,要实现效率和规范的统一与平衡,并考虑可执行性。

  【问2】我以前想着把流程尽可能的细化,使得每一个数据度可以追溯,结果大家都忙着流程了,没有人做事了。

  【答2】这个方向肯定错了,因为电子流程也是要有目的的,逻辑上还有一个潜在的假设,不能降低太多的效率。

  【华天动力钟先生】这就是典型的效率与规范失衡,过分的追求规范,而忽视了效率。这时候需要改进流程设计,抓住关键数据,简化表单和流程,发掘系统的数据整合与统计能力,减轻操作者的工作负担。

  【问3】你公司的流程是不是有N个小流程,需要时组成大流程?

  【答3】这种情况每个公司都存在的,但是OA并不太容易落地。所以,设计OA的流程的时候,很多时候只能在小流程的级别去设计。

  【华天动力钟先生】这要看是什么样的小流程,如果这些小流程比较固定,且关联性比较强,那么应该整合成一个大流程,这就是简化流程的过程。但如果这些小流程本身非常灵活多变,那么整合起来的大流程就会非常复杂,层级、逻辑太多,就不容易维护,这时候就要慎重整合。这里面也涉及到我们说的效率和规范的统一。

  【问4】所谓的流程优化:得看由什么人提出来?

  【答4】对,领导对流程的认识其实很多都是有限的。部门领导提出的流程需求,很多时候是基于职能的角度去看,实施的人要全流程,所谓端到端的角度,还有看流程的目的。要围绕目的去做流程设计。一旦为了某个具体细节纠结时,就忽略了当初设计的目的。所以,管理是有主线的,流程管理的主线就是围绕流程的目的或者目标。

  【华天动力钟先生】部门主管提出的需求,不见得合理,也不见得不合理。最关键还是应该站在全流程的角度去评估这个需求,这对流程设计者来说是一个很高的要求,因为这不是技术问题,而是管理问题,是经营问题,甚至是公司的战略问题。这时候流程的设计者可以在公司会议上组织流程论证,在意见不统一的情况下就只能请最高管理者拍板了。

  OA系统在实施和使用过程中,就是对公司流程重新梳理和不断优化的过程,所以出现一些矛盾和冲突是很正常的。

  在上述问题的最后,来自内蒙的张岩根据流程管理工作的实践,表达了自己的观点:

  1、最好接近人的思维

  2、最大限度优化企业流程,减少复杂的重复性工作流程

  3、流程制作好后,方便生成各种统计表和比较科学的统计数据

  4、类似流程最好统一了,实现多种流程在OA中通过一个流程解决

  5、最好减少领导在走OA流程中的步骤和复杂度(企业领导接受信息管理才能快些)

  6、最简化实现多样化工作(不偏离企业流程范畴)

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